こんにちは。
「おかし書店」店長のおかしです。
みなさま、このような悩みはありませんか?
- 時間をうまく使えない
- 時間をうまく使えないので効率よく仕事ができない
この記事をお読みいただくと
- 時間をうまく使えるようになります
- 効率よく仕事をする方法がわかります
ぜひこちらの記事を最後までお読みください。
時間をうまく使うためにやること、それはズバリ○○!!
時間をうまく使えない。
効率よく仕事をする方法が分からない。
この悩みは『時短・効率化の前に今さら聞けない 時間の超基本』(二間瀬敏史、吉武麻子監修、朝日新聞出版)という本が解決してくださっています。
それはズバリ優先順位の軸を意識する!です。
優先順位の軸とは「緊急性」と「重要度」です。
「緊急性」と「重要度」で優先順位を下記の4つに分類します。
①緊急性が高く重要度が高い
②緊急性が低く重要度が高い
③緊急性が高く重要度が低い
④緊急性が低く重要度が低い
この優先順位を参考にタスクを割り当てます。
時間をうまく使うためにやることそれはズバリ○○、その理由とは
なぜこの4つの優先順位でタスクの判断をするかというと、理由は下記の5つです。
- 人は目に付いたことをすぐやりたがるから
- タスクの全体像を整理するため
- 仕事の成果は優先度を正しくつけられるかどうかで変わるから
- タスクを頭の中で考えてるだけでは、正確な優先順位を導き出すことは困難だから
- ②のタスクに注力できるようになるから
1つ1つ見ていきましょう。
人は目に付いたことをすぐにやりたがります。
特に①や③のタスクにすぐに取りかかろうとします。
私も経験があるのですが②のタスクに取りかかっているのに、ついついメールが気になってしまって返事をすぐに返そうと文章を考えたりしてました。
これでは、限りある時間をうまく使えないですよね。
次にタスクの全体像の整理についてです。
4つの優先順位でタスクの判断をしないとタスクの全体像がつかめません。
これをしないと何が緊急のタスクで何が緊急ではないタスクか分からないですよね。
続いて仕事の成果についてですが、仕事の質はタスクの優先順位を的確に判断できるかで決まると言っても過言ではありません。
4つの優先順位でタスクを分類し、的確にタスクの優先度を判断します。
そうすることで、仕事で成果を出すことができるようになります。
タスクを頭の中で考えているだけでは、正確な優先順位を導き出すことは困難です。
頭の中で考えていても、1つ1つのタスクの優先順位は分かりませんよね。
タスクを可視化することが大切です。
紙にタスクを4つの優先順位で分類し、書き出してみるのがオススメです。
最後に②のタスクに注力できるからについてですが、人生と仕事はこの②のタスクに時間を割けるかどうかで充実度や効率性に影響を及ぼします。
私もここは意識しているのですが、今緊急でやる必要はない読書などを実践しています。
読書は今すぐにしなくても、特にすぐには人生や仕事に影響は出ないですが、後々効いてきます。
この4つの優先順位でタスクを分類し、何が②のタスクとなるのかを見つめ直すのも大事な作業となります。
具体的に○○を解説
まずやるべきことをリストアップして、優先順位をつけます。
優先順位は「緊急性」と「重要度」を軸に決めます。
①緊急性が高く重要度が高い
これは具体的には、
- 締め切りが迫った仕事
- 顧客へのクレーム対応
- 災害への対処
②緊急性が低く重要度が高い
これは具体的には、
- 新規業務の開発
- 品質向上の取り組み
- リスク対策
③緊急性が高く重要が低い
これは具体的には、
- 重要でない会議や打ち合わせ
- 重要でない電話やメール
- 突然の来客対応
④緊急性が低く重要度が低い
これは具体的には、
- 暇つぶし
- 移動時間や待ち時間
- 雑談の多い会議
などです。
しかし、優先順位を「緊急度」と「重要度」で分けただけだと常に緊急のタスクに追われる事になります。
そこで時間配分の意識が重要になってきます。
時間配分の内容とは、3:3:4=今やるべきことの時間:人と関わる時間:未来のための時間というものです。
この配分でタスクにバランスよく取り組むことが大切になってきます。
<今やるべきことの時間>
具体的には、
- 締め切り直前のプレゼン資料の作成
- 報告書の作成や多くの会議
<人と関わる時間>
具体的には、
- 顧客のクレーム対応
- 社内外の深い人間関係作り
<未来のための時間>
具体的には、
- スキルアップや長期的な成長のための勉強の時間
- プロジェクト実行のためのリサーチや会議のとりまとめ
などです。
紹介した2つの意識。優先順位の軸と時間配分の意識で時間をうまく使えるようになり、仕事の効率がアップします。
まとめ
時間をうまく使うためには優先順位の軸と時間配分を意識することが大切です。
みなさまもこの2つを意識してみてください。
そうすることで時間をうまく使えて仕事の効率がアップします。
ここで紹介した内容以外にも素晴らしい情報が満載の本ですので、気になった方はぜひこちらの本を手にとってみてください。
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